งานพื้นฐานใน Excel

Excel เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพอย่างยิ่งในการดึงความหมายที่ซ่อนอยู่ในข้อมูลจำนวนมากออกมา แต่ยังทำงานได้ดีสำหรับการคำนวณอย่างง่ายและการติดตามข้อมูลเกือบทุกชนิดด้วยเช่นกัน กุญแจสำคัญของความสามารถทั้งหมดนั้น คือ ตารางของเซลล์ เซลล์อาจมีข้อมูลตัวเลข ข้อความ หรือสูตร คุณใส่ข้อมูลในเซลล์ จากนั้นจัดกลุ่มข้อมูลเหล่านั้นเป็นแถวและคอลัมน์ ซึ่งทำให้คุณสามารถเพิ่มข้อมูล เรียงลำดับและกรองข้อมูลนั้น ใส่ข้อมูลลงในตาราง และสร้างแผนภูมิที่สวยงามได้ ลองมาดูขั้นตอนพื้นฐานที่จะช่วยให้คุณเริ่มต้นใช้งานได้

สร้างเวิร์กบุ๊กใหม่

เอกสาร Excel เรียกว่าเวิร์กบุ๊ก แต่ละเวิร์กบุ๊กจะมีเวิร์กชีต ซึ่งโดยปกติจะเรียกว่าสเปรดชีต คุณสามารถเพิ่มเวิร์กชีตลงในเวิร์กบุ๊กได้มากเท่าที่คุณต้องการ หรือคุณสามารถสร้างเวิร์กบุ๊กใหม่เพื่อเก็บข้อมูลของคุณแยกต่างหากก็ได้

1. คลิก ไฟล์ แล้วคลิก ใหม่
2. ภายใต้ ใหม่ ให้คลิกที่ เวิร์กบุ๊กเปล่า
   

ด้านบนของหน้า

ใส่ข้อมูลของคุณ

1. คลิกตรงเซลล์ที่ว่าง
   ตัวอย่างเช่น เซลล์ A1 บนแผ่นงานใหม่ เซลล์ถูกอ้างอิงโดยตำแหน่งที่ตั้งของเซลล์ในแถวและคอลัมน์บนแผ่นงาน ดังนั้น เซลล์ A1 จะอยู่ในแถวแรกของคอลัมน์ A
2. พิมพ์ข้อความหรือตัวเลขลงในเซลล์
3. กด Enter หรือ Tab เพื่อย้ายไปยังเซลล์ถัดไป

ด้านบนของหน้า

ใช้ ผลรวมอัตโนมัติ เพื่อรวมข้อมูล

เมื่อคุณได้ใส่ตัวเลขในเวิร์กชีตของคุณ คุณอาจต้องการบวกตัวเลขเหล่านั้น วิธีที่รวดเร็วในการทำคือใช้ ผลรวมอัตโนมัติ

1. เลือกเซลล์ที่อยู่ทางด้านขวาหรือด้านล่างของตัวเลขที่คุณต้องการรวม
2. คลิกแท็บ หน้าแรก แล้วคลิก ผลรวมอัตโนมัติ ในกลุ่ม การแก้ไข
   
   ผลรวมอัตโนมัติจะบวกตัวเลขต่างๆ และแสดงผลลัพธ์ในเซลล์ที่คุณเลือกไว้

ด้านบนของหน้า

สร้างสูตรอย่างง่าย

การบวกตัวเลขเป็นเพียงหนึ่งในสิ่งที่คุณสามารถทำได้ แต่ Excel ยังสามารถทำการคำนวณทางคณิตศาสตร์อื่นๆ ได้ด้วย ลองใช้สูตรง่ายๆ บางสูตรเพื่อบวก ลบ คูณหรือหารตัวเลขของคุณ

1. เลือกเซลล์ แล้วพิมพ์เครื่องหมายเท่ากับ (=)
   ซึ่งจะบอกให้ Excel ทราบว่าเซลล์นี้จะมีสูตรอยู่
2. พิมพ์ตัวเลขและตัวดำเนินการการคำนวณรวมกัน เช่น เครื่องหมายบวก (+) สำหรับการบวก เครื่องหมายลบ (-) สำหรับการลบ เครื่องหมายดอกจัน (*) สำหรับการคูณ หรือเครื่องหมายทับ (/) สำหรับการหาร
   ตัวอย่างเช่น ใส่ =2+4, =4-2, =2*4 หรือ =4/2
3. กด Enter
   ซึ่งจะทำการคำนวณ
   นอกจากนี้ คุณยังสามารถกด Ctrl+Enter หากคุณต้องการให้เคอร์เซอร์อยู่บนเซลล์ที่ใช้งานอยู่

ด้านบนของหน้า

นำรูปแบบตัวเลขไปใช้

เมื่อต้องการแยกความแตกต่างระหว่างชนิดตัวเลขที่แตกต่างกัน ให้เพิ่มรูปแบบ เช่น สกุลเงิน เปอร์เซ็นต์ หรือวันที่

1. เลือกเซลล์ที่คุณมีตัวเลขที่ต้องการจัดรูปแบบ
2. คลิกแท็บ หน้าแรก แล้วคลิกลูกศรในกล่อง ทั่วไป
   
3. เลือกรูปแบบตัวเลข
   
   ถ้าไม่มีรูปแบบตัวเลขที่ต้องการใช้ ให้คลิกที่ รูปแบบตัวเลขเพิ่มเติม

ด้านบนของหน้า

ใส่ข้อมูลของคุณลงในตาราง

วิธีง่ายๆ ในการเข้าถึงความสามารถของ Excel คือการวางข้อมูลของคุณลงในตาราง ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถกรอง หรือเรียงลำดับข้อมูลของคุณได้อย่างรวดเร็ว

1. เลือกข้อมูลของคุณโดยคลิกที่เซลล์แรก แล้วลากไปยังเซลล์สุดท้ายในข้อมูลของคุณ
   ถ้าจะใช้คีย์บอร์ด ให้กด SHIFT ค้างไว้ขณะที่คุณกดแป้นลูกศรเพื่อเลือกข้อมูลของคุณ
2. คลิกที่ปุ่ม การวิเคราะห์อย่างรวดเร็ว  ที่มุมขวาล่างของสิ่งที่เลือก
   
3. คลิก ตาราง ย้ายเคอร์เซอร์ของคุณไปที่ปุ่ม ตาราง เพื่อแสดงตัวอย่างข้อมูลของคุณ แล้วคลิกปุ่ม ตาราง
   
4. คลิกที่ลูกศร  ในส่วนหัวคอลัมน์ของตาราง
5. เมื่อต้องการกรองข้อมูล ให้ยกเลิกการเลือกกล่อง เลือกทั้งหมด แล้วเลือกข้อมูลที่คุณต้องการแสดงในตารางของคุณ
   
6. ถ้าจะเรียงลำดับข้อมูล ให้คลิก เรียงลำดับจาก ก ถึง ฮ หรือ เรียงลำดับจาก ฮ ถึง ก
   
7. คลิก ตกลง

ด้านบนของหน้า

แสดงผลรวมของตัวเลขของคุณ

เครื่องมือการวิเคราะห์อย่างรวดเร็วจะทำให้คุณสามารถหาผลรวมตัวเลขของคุณได้อย่างรวดเร็ว ไม่ว่าคุณจะต้องการหาผลรวม ค่าเฉลี่ย หรือนับจำนวน Excel จะแสดงผลการคำนวณใต้หรือถัดจากตัวเลขของคุณ

1. เลือกเซลล์ที่มีตัวเลขที่คุณต้องการเพิ่มหรือนับจำนวน
2. คลิกที่ปุ่ม การวิเคราะห์อย่างรวดเร็ว  ที่มุมขวาล่างของสิ่งที่เลือก
3. คลิก ผลรวม ย้ายเคอร์เซอร์ของคุณไปที่ปุ่มเพื่อดูผลการคำนวณของข้อมูลของคุณ จากนั้นคลิกที่ปุ่มเพื่อนำผลรวมไปใช้
   

ด้านบนของหน้า

ทำให้ข้อมูลของคุณมีความหมายมากขึ้น

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขหรือใช้เส้นแบบประกายไฟสามารถเน้นข้อมูลที่สำคัญที่สุดของคุณ หรือแสดงแนวโน้มของข้อมูลได้ ใช้เครื่องมือการวิเคราะห์อย่างรวดเร็วสำหรับการแสดงตัวอย่างแบบสดเพื่อลองดูผลลัพธ์

1. เลือกข้อมูลที่คุณต้องการตรวจสอบให้ละเอียดขึ้น
2. คลิกที่ปุ่ม การวิเคราะห์อย่างรวดเร็ว  ที่มุมขวาล่างของสิ่งที่เลือก
3. สำรวจตัวเลือกบนแท็บ การจัดรูปแบบ และ เส้นแบบประกายไฟ เพื่อดูว่าข้อมูลของคุณจะแสดงผลอย่างไร
   
   ตัวอย่างเช่น เลือกระดับสีในแกลเลอรี การจัดรูปแบบ เพื่อแยกแตกต่างระหว่างอุณหภูมิสูง กลางและต่ำ
   
4. คลิกตัวเลือกที่คุณชอบ

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการวิเคราะห์แนวโน้มในข้อมูลโดยใช้เส้นแบบประกายไฟ

ด้านบนของหน้า

แสดงข้อมูลของคุณในแผนภูมิ

เครื่องมือการวิเคราะห์อย่างรวดเร็วจะแนะนำแผนภูมิที่เหมาะกับข้อมูลของคุณ และช่วยนำเสนอข้อมูลเป็นภาพด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง

1. เลือกเซลล์ที่มีข้อมูลที่คุณต้องการแสดงในแผนภูมิ
2. คลิกที่ปุ่ม การวิเคราะห์อย่างรวดเร็ว  ที่มุมขวาล่างของสิ่งที่เลือก
3. คลิกแท็บ แผนภูมิ ให้เลื่อนเมาส์ไปตามแผนภูมิที่แนะนำเพื่อดูว่าแผนภูมิใดเหมาะที่สุดสำหรับข้อมูลของคุณ แล้วคลิกแผนภูมิที่คุณต้องการ
   
   หมายเหตุ: Excel จะแสดงแผนภูมิต่างๆ ในแกลเลอรีนี้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับสิ่งที่ได้แนะนำให้สำหรับข้อมูลของคุณ

เรียนรู้วิธีอื่นๆ ในการสร้างแผนภูมิ

ด้านบนของหน้า

บันทึกงานของคุณ

1. คลิกปุ่ม บันทึก บน แถบเครื่องมือด่วน หรือกดแป้น Ctrl+S
   
   ถ้าคุณได้บันทึกงานของคุณไว้ก่อนหน้าแล้ว ก็ถือว่าเสร็จเรียบร้อย
2. ถ้านี่เป็นครั้งแรกที่คุณได้บันทึกไฟล์นี้ ให้ทำดังนี้
   1. ภายใต้ บันทึกเป็น เลือกตำแหน่งที่ตั้งที่คุณต้องการบันทึกเวิร์กบุ๊ก แล้วเรียกดูไปยังโฟลเดอร์
   2. ในกล่อง ชื่อไฟล์ ให้ป้อนชื่อเวิร์กบุ๊กของคุณ
   3. คลิก บันทึก

ด้านบนของหน้า

พิมพ์งานของคุณ

1. คลิก ไฟล์ แล้วคลิก พิมพ์ หรือกด Ctrl+P
2. ดูตัวอย่างก่อนพิมพ์โดยคลิกลูกศร หน้าถัดไป และ หน้าก่อน
   
   หน้าต่างแสดงตัวอย่างจะแสดงตัวอย่างหน้าในรูปแบบขาวดำหรือสี ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าเครื่องพิมพ์ของคุณ
   ถ้าคุณไม่พอใจตัวอย่างการพิมพ์ที่ได้เห็น คุณสามารถเปลี่ยนระยะขอบกระดาษ หรือเพิ่มตัวแบ่งหน้าได้
3. คลิก พิมพ์